Chaque année, le numérique gagne en dynamisme et rend la vie quotidienne de tout un chacun plus commode. Par ailleurs, parmi les découvertes digitales les plus déterminantes figure la signature électronique qui devient rapidement une nécessité dans plusieurs entreprises, que vous soyez indépendant ou dans une PME.
Mettre en place une solution de signature électronique, ce n'est pas seulement une contrainte juridique, c'est aussi améliorer ses processus et la relation avec ses clients.
Actuellement, les documents se présentent de plus en plus sous un format dématérialisé. Et à mesure que les concurrents commencent à adopter un bureau sans papier, l’incapacité à suivre le même mouvement aura des impacts négatifs sur une organisation. Par conséquent, les entreprises optent régulièrement pour la signature électronique afin d’optimiser leurs compétences.
D’ailleurs, comme son procédé est facile à mettre en place, l’e-signature dispose aussi d’une reconnaissance juridique. Il s’agit en effet d’un procédé permettant d’authentifier un document numérique et ayant la même valeur qu’une certification manuscrite. De plus, elle s’appuie sur des technologies non altérables qui garantissent la sécurité des transactions digitales.
Signature électronique : quelle utilité ?
En quelques années, la signature électronique a gagné en popularité auprès des entreprises et des particuliers. Ce phénomène s’explique par sa fluidité et sa capacité à rendre certaines tâches plus commodes. Outre sa rapidité et sa simplicité accrues, l’e-signature propose de nombreux autres avantages.
Tout d’abord, le logiciel de signature électronique accélère le temps de traitement des documents. En fait, il n’est pas nécessaire d’imprimer, de scanner, de poster un document, etc. D’ailleurs, des recherches ont montré qu’une charge de travail de 11 jours pourrait se réaliser en 1 heure grâce à la signature électronique.
Étant donné sa praticité, l’e-signature représente des dépenses en moins. En d’autres termes, tous les frais superflus seront éliminés. À titre d’exemple, prenons Captorra, un fournisseur de logiciels d’admission juridique, qui aurait diminué ses coûts de 90 % en utilisant une signature électronique.
Selon ce cas, la signature électronique permet d’améliorer les interactions entre client et entreprise. De plus, tous les types d’appareils peuvent être utilisés, ce qui rend la signature numérique très facile. Ainsi, pour certaines responsabilités administratives, elle est une excellente alternative. Effectivement, le contrôle manuel présente un risque plus élevé que le processus automatisé.
Signature électronique : Quel cadre légal ?
En France, l’utilisation de la signature électronique est régie par la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000. Tous les articles relatifs au droit de la preuve des documents numériques et à la reconnaissance de leurs valeurs juridiques s’y trouvent. L’e-signature y est également désignée comme un procédé d’identification fiable. Concernant l’article 6 de la présente loi, il rend les dispositions du projet de loi applicables en outre-mer.
Néanmoins, la signature électronique reste principalement cadrer par le règlement UE 910/2014. Donc, l’eIDAS, l’Electronic ID and Trust Services, a pour objectif d’uniformiser le socle légal en matière de signature électronique. À ce propos, le règlement dévoile 3 types d’e-signature, dont :
Mode de création des différents types d’e-signature professionnelle
Signature électronique simple
Cette signature correspond au premier niveau d’e-signature définie par le règlement Eidas. Il est question de la forme la plus simple qui n’a aucune exigence particulière. Actuellement, elle reste la plus utilisée, car elle est facile à mettre en place. Cependant, même si elle n’est pas directement reliée au signataire, elle demeure recevable aux yeux de la loi. Pour réaliser ce type de signature, il suffit de joindre ou d’associer une donnée électronique à un document numérique via des logiciels. Dans la liste des outils les plus efficaces se trouvent :
Docusign un outil de signature électronique qui intègre des Api permettant de stocker les documents signés. Le logiciel est simple et flexible pour les envois ;
Yousign est spécialement conçu pour les professionnels et dispose d’une reconnaissance légale. Il s’adapte facilement à tous les usages et aux outils en ligne ;
Universign est une plateforme très sécurisée et utilisée sur n’importe quel type de support en ligne. Elle permet de conférer une valeur légale à un document sans problème.
Signaturit se distingue des autres logiciels, vu qu’il permet aux utilisateurs d’automatiser les envois récurrents. Comme il est fluide, ce logiciel donne accès à un historique d’échanges.
Signature électronique avancée
Ce type d’e-signature nécessite des vérifications plus poussées sur l’identité de l’émetteur. Généralement, elle s’associe à un certificat numérique et peut se signer à partir de divers appareils tels que l’ordinateur, le smartphone, etc. Ce procédé vise à garantir que la signature est liée au signataire de manière univoque. Pour ce faire, les documents sont chiffrés à partir d’un horodatage qualifié afin de vérifier qu’aucune modification n’a été apportée après la signature. Dans ce cas, le fichier ne pourra plus être retouché une fois signé pour assurer la sécurité.
En plus de servir de système de vérification d’identification, l’e-signature doit respecter plusieurs critères. Elle doit alors :
Signature électronique qualifiée
Contrairement au modèle simple et avancé, la signature électronique qualifiée se révèle beaucoup plus contraignante. Elle repose sur des clés cryptographiques récoltées depuis une fonction de hachage qui rend le document inaltérable. Ce type de signature se fait à partir d’un certificat qualifié délivré par une autorité. Elle est remise via des supports physiques à l’instar des clés USB.
Le plus souvent, ce niveau de signature s’utilise pour les actes authentiques. Sa réalisation se fait généralement en présentiel après quoi, une clé cryptographique est délivrée au signataire.
Il se trouve par ailleurs que les signatures électroniques qualifiées se placent au plus haut niveau et apportent la meilleure protection juridique. Néanmoins, le procédé reste complexe et peu utilisé. Afin de faciliter le processus, le règlement européen décide d’adopter les solutions cloud pour remplacer le support physique.
En termes de signature, l’authenticité et la sécurité sont toujours des critères primordiaux. C’est d’ailleurs, l’une des principales caractéristiques de l’e-signature. Puisqu’elle est reconnue par la loi, elle s’avère plus sûre que la signature manuelle.
De plus, les gains réalisés grâce aux logiciels de signature électronique sont sans commune mesure. C’est parce que chaque organisation, administration ou entreprise est assurée de trouver ses avantages spécifiques en fonction de ses besoins et de sa capacité à s’adapter au système.
--
Chez Digital 64, nous aimons utiliser la signature électronique tout simplement pour gagner du temps que ce soit pour nous ou pour nos clients. Nous avons testé de nombreux logiciels et nous pouvons vous conseiller sur le logiciel le plus adapté à votre organisation, vos besoin et votre budget.
Lire d'autres conseils pour créer et gérer votre entreprise grâce au digital.