La gestion des dossiers locataires occupe une grande partie du temps d’une agence : pièces à réclamer, documents à vérifier, candidats à relancer, dossiers à comparer, propriétaire à informer. Chaque étape est simple prise seule, mais l’ensemble multiplie les échanges et les risques d’oubli. Voici comment une plateforme dédiée peut alléger ce travail, avec l’exemple d’une démonstration conçue par Very Berry.
L’essentiel à retenir : un dossier locataire demande des pièces précises, des relances et une vérification avant d’être transmis au propriétaire. Une plateforme dédiée peut guider le candidat, suivre chaque pièce et préparer une fiche de synthèse. La décision reste celle de l’agence. Digital 64, agence IA au Pays Basque, présente ici une démonstration conçue avec Very Berry, avec des données fictives.
Pourquoi la gestion des dossiers locataires prend-elle autant de temps en agence ?
Pour chaque bien mis en location, une agence reçoit plusieurs candidatures, et chacune doit être constituée, vérifiée puis comparée. Les points de friction reviennent d’une agence à l’autre :
- Des pièces manquantes ou périmées, qui obligent à relancer le candidat plusieurs fois.
- Des échanges dispersés entre e-mails, téléphone et messageries.
- Une vérification manuelle de chaque document, candidat par candidat.
- Une comparaison dans un tableur, refaite à chaque nouveau dossier.
- Un envoi au propriétaire sous forme de nombreux fichiers à regrouper.
Quelles pièces une agence peut-elle demander à un candidat locataire ?
Seuls les documents prévus par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 peuvent être exigés d’un candidat locataire. Le tableau ci-dessous reprend les grandes catégories et des exemples de pièces admises.
| Catégorie | Exemples de pièces admises |
|---|---|
| Identité | Un seul document : carte d'identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour. |
| Domicile | Un seul document : trois dernières quittances de loyer, attestation sur l'honneur de l'hébergeant, attestation d'élection de domicile ou dernier avis de taxe foncière. |
| Activité professionnelle | Un ou plusieurs documents : contrat de travail ou de stage, extrait Kbis, carte professionnelle, carte d'étudiant ou certificat de scolarité. |
| Resources | Un ou plusieurs documents : dernier ou avant-dernier avis d'imposition, trois dernières fiches de paie, deux derniers bilans, justificatifs de prestations ou de bourse. |
À l’inverse, un document absent de la liste ne peut pas être demandé. L’ADIL cite par exemple l’extrait de casier judiciaire et le relevé de compte bancaire complet. Un propriétaire qui réclame un document non autorisé s’expose à une amende pouvant atteindre 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale.
À quoi ressemble un parcours de dossier locataire simplifié ?
La démonstration Clavelle, une agence fictive d’Angers, montre un parcours complet côté candidat puis côté agence. Les noms, les revenus et les biens sont inventés.
1. Le candidat décrit sa situation
Un questionnaire adapté demande la composition du foyer (une personne, couple, colocation), la situation professionnelle (CDI hors période d’essai, CDI en période d’essai, CDD ou intérim, fonctionnaire, indépendant, étudiant, retraité) et les revenus. La liste des pièces s’ajuste ensuite à chaque cas : un indépendant doit fournir un extrait Kbis et ses deux derniers bilans, un étudiant sa carte d’étudiant. Dans la démonstration, la liste est présentée comme conforme au décret du 5 novembre 2015.
2. Le candidat dépose ses pièces et voit où il en est
Chaque pièce porte un statut : Validé, En vérification, À reprendre (avec le motif, par exemple « document de plus de 3 mois ») ou À fournir. Le candidat sait ce qu’il reste à faire sans appeler l’agence. Une photo nette suffit, au format PDF, JPG ou PNG.
3. L’agence et le candidat échangent au même endroit
Une messagerie intégrée garde l’historique : proposition de visite, demande de pièce motivée, réponse du candidat. La demande de pièce apparaît aussi comme prochaine action sur l’accueil du candidat.
4. L’agence suit tous les dossiers dans un tableau de bord
Le tableau de bord de l’agence indique le nombre de biens en location et de candidatures, les dossiers complets à étudier, les pièces lues automatiquement à vérifier et la liste « À traiter ». Les chiffres affichés dans la démonstration sont fictifs.
5. Du dossier au propriétaire
Une fois les dossiers complets, l’agence les compare et prépare une fiche de synthèse pour le propriétaire. Cette étape fait l’objet d’un article dédié : comparer des dossiers locataires : critères et outil.
Ce que l'automatisation change, et ce qu'elle ne change pas
- Elle change : moins de ressaisie, un statut visible pour chaque pièce, des demandes de pièces ciblées, un suivi centralisé.
- Elle ne change pas : l’agence vérifie les pièces lues automatiquement, elle choisit les candidats à proposer, et elle ne demande que les documents autorisés par le décret.
Et les données personnelles des candidats ?
Un dossier locataire contient des pièces d’identité et des justificatifs de revenus. Dans la démonstration, le candidat accepte par une case à cocher que ses documents soient transmis au propriétaire puis supprimés si sa candidature n’est pas retenue, et les documents ne sont consultables que par un lien sécurisé pendant 15 jours. Pour une version réelle, les règles d’hébergement et de conservation seraient à définir avec chaque agence.
Une démonstration conçue avec Very Berry
Voir la démonstration
Vous êtes agence immobilière ? Digital 64 propose cette solution en partenariat avec Very Berry, spécialiste de l'IA et de l'automatisation. La démonstration de Clavelle (agence fictive, données fictives) montre ce qu'il est possible de mettre en place.
Contact : contact@digital64.fr ou sur digital64.fr
